Analisis dan Desain Proses Bisnis

Posted by Yunus S Wijaya - 23510074 in Analisis dan Desain Proses Bisnis on October 9, 2011

Badan Perizinan dan Penanaman Modal

Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (PPTSP) adalah kegiatan penyelenggaraan perizinan dan non perizinan yang proses pengelolaannya mulai dari tahap permohonan sarnpai ke tahap terbitnya dokumen dilakukan dalam satu tempat PPTSP merupakan perbaikan terhadap model Unit Pelayanan Satu Atap (UPTSA) yang sebelumnya dilaksanakan.

Pemerintah melalui Menteri Dalam Negeri mengeluarkan peraturan Permendagri o.24/2006 tentang Pedoman PPTSP yang bertujuan untuk mencapai misi pelayanan publik yaitu menciptakan pelayanan publik yang prima. Pelayanan publik yang prima adalah pelayanan publik dimana proses pelayanan cepat, biaya pengurusan murah dan mudah diakses, dan pelayanan yang ramah dan bersahabat. Jangka waktu yang ditetapkan dalam Permendagri No 24/2006 paling lama 15 (lima belas) hari kerja terhitung mulai sejak diterimanya berkas permohonan beserta seluruh kelengkapannya. Jangka waktu ini diharapkan bisa menjadi lebih cepat dengan adanya teknologi yang dapat diterapkan dalam proses pelayanan perijinan seperti yang telah dilakukan dibeberapa kabupaten dan kotamadya yang ada di Indonesia.

I.1          Arah kebijakan dan Kelembagaan PPTSP

Untuk dapat menyelenggarakan pelayanan publik yang prima dan meningkatkan kepuasan masyarakat maka telah dirumuskan arah kebijakan sebagai berikut:

  1. Pelayanan perijinan dilakukan melalui Sistem Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SPTSP), baik berbentuk Badan, Dinas, atau Kantor yang dipimpin oleh seorang Kepala
  2. Kewenangan untuk mengeluarkan ijin ada pada Kepala Daerah yang dapat dilimpahkan kewenangan otorisasinya kepada Kepala PPTSP yang ditunjuk
  3. Hubungan kelembagaan dinas, atau Kantor Pelayanan Perijinan merupakan hubungan fungsional yang bersifat terbuka, saling ketergantungan, demokratis, dan terintegrasi dengan sektor lain
  4. Pembiayaan penyelengaraan pelayanan perijinan merupakan tanggung jawab daerah yang dibebankan pada APBD
  5. Penerimaan uang dari ijin yang dikeluarkan menjadi pemasukan daerah yang dihimpun dalam satu kas daerah
  6. Penyelengaraan pelayanan perijinan dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  7. Pembinaan dan pengawasan dari ijin yang dikeluarkan menjadi tanggung jawab unit pelaksana teknis.
  8. Partisipasi masyarakat didorong melalui sosialisasi reformasi sistem perijijnan 

PPTSP memiliki kewenangan penuh dalam validasi, legalisasi, maupun otorisasi pelayanan secara menyeluruh dan terintegrasi. Dengan bentuk struktur organisasi yang ada harus dapat menjamin bahwa masyarakat hanya berhubungan dengan front liner dan seluruh proses dikerjakan secara internal.

Dalam hal memilih bentuk lembaga PPTSP, tidak ada ketentuan baku yang secara khusus mengatur itu. Dalam Permendagri No 24/2006 disebutkan bahwa bentuk kelembagaan dapat berbentuk dinas, kantor atau badan, dimana untuk kota Bandung didirikan dalam bentuk Badan dengan  nama Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT).

Fungsi bisnis utama berdasarkan Permendagri No 24/2006 adalah sebagai berikut:

  1. Layanan yang meliputi penyediaan informasi, pendaftaran permohonan, penyerahan izin yang telah terbit
  2. Pengelolaan Keuangan yang meliputi pengelolaan biaya pengurusan ijin dan keunganinternal dinas pada umumnya
  3. Pengaduan yaitu merespon dan mengelola pengaduan dari masyarakat mengenai pelayanan perijinan baik secara langsung (lisan) maupun tidak langsung (surat, email, dll)
  4. Pembinaan dan Pengawasan (dilakukan secara berjenjang maupun partisipatif untuk meningkatkan kinerja Sistem Pelayanan Terpadu Satu Pintu)
  5. Monitoring dan Evaluasi (dilakukan secara berkala terhadap item-item yang menjadi indikator keberhasilan Sistem Pelayanan Terpadu Satu Pintu)

Karena telah diterbitkanya Permendagri No. 20 tahun 2009, mengenai ditiadakannya eselon IV untuk jabatan teknis maka struktur organisasi PPTSP Kota bandung adalah sebagai berikut :

Strutur Organisasi PPTSP

I.2          Karakteristik PPTSP

Dalam Permendagri 24/2006 PPTSP yang terbentuk diharapkan dapat memiliki karakteristik sebagai berikut :

Penyelenggaraan pelayanan harus lebih sederhana mencakup kejelasan prosedur pelayanan dapat ditelusuri dan diketahui tiap tahapan pemrosesan sesuai dengan urutan prosedurnya ( pasal 4 :2.d )

  1. Penyederhanaan ini dilakukan dengan mengurangi berkas kelengkapan permohonan perizinan yang sama untuk dua atau lebih permohonan perizinan ( pasal 4 :2.e )
  2. PPTSP harus memiliki sarana dan prasarana yang berkaitan dengan mekanisme pelayanan ( pasal 5: 2 ), yaitu:

−     loket/ruang pengajuan permohonan informasi

−     tempat/ruang pemrosesan berkas

−     tempat/ruang pembayaran

−     tempat/ruang penyerahan dokumen

−     tempat/ruang penanganan pengaduan

  1. Pemeriksaan teknis di lapangan dilakukan oleh Tim Kerja Teknis di bawah koordinasi Kepala PPTSP, yang beranggotakan wakil dari masing-masing perangkat daerah teknis terkait dengan kewenangan untuk mengambil keputusan rekomendasi diterima atau ditolaknya suatu permohonan perizinan ( pasal 10 )
  2. Jangka waktu penyelesaian pelayanan perizinan dan non perizinan ditetapkan paling lama 15 (lima belas) hari kerja terhitung mulai sejak diterimanya berkas permohonan beserta seluruh kelengkapannya ( pasal 11 ) dan 14 hari menurut Permendagri No 24 Tahun 2006
  3. PPTSP menyimpan basidata dalam bentuk sistem manajemen informasi dan data

I.3          Lingkup Layanan PPTSP

Dengan demikian, proses pemindahan kewenangan pemorosesan izin ke PPTSP Kota Bandung akan dilakukan secara bertahap. Mengingat salah satu tujuan dari pembentukan PPTSP Kota Bandung adalah untuk mengkondusifkan iklim usaha/investasi, maka sebagai tahap awal, yang menjadi dasar penentuan jenis-jenis perizinan yang akan dilayani oleh PPTSP selain tujuan tersebut di atas adalah :

  1. Izin-izin dan non izin terkait dengan usaha yang telah dilayani oleh Pelayanan Satu Atap saat ini,
  2. izin-izin yang harus dilayani PPTSP berdasarkan standar Provinsi Jabar
  3. izin-izin terkait dengan usaha yang banyak dibutuhkan masyarakat dan belum dilayani secara efektif di kecamatan
  4. Izin-izin yang tidak memerlukan peralatan khusus
  5. Izin-izin yang tidak bergantung pada sertifikasi seseorang ataupun instansi
  6. Izin-izin yang mempunyai dasar hukum yang jelas

Atas dasar tersebut di atas maka perizinan yang akan dilayani oleh PPTSP Kota Bandung adalah :

  1. Izin Lokasi
  2. Izin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT)
  3. Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
  4. Izin Pemancangan Tiang Pancang Jembatan Penyeberangan Orang (JPO)/Reklame
  5. Izin Gangguan (IG) Izin Tempat Usaha (ITU)
  6. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
  7. Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
  8. Tanda Daftar Gudang (TDG)
  9. Tanda Daftar Industri (TDI)
  10. Izin Usaha Industri (IUI)
  11. Izin Usaha Kepariwisataan (IUK)
  12. Izin Penyelenggaraan Reklame
  13. Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK)
  14. Izin Pembuatan Jalan Masuk Pekarangan
  15. Izin Pembuatan Jalan Masuk di Dalam Kompleks Perumahan, Pertokoan dan yang sejenisnya
  16. Izin Penutupan/Penggunaan Trotoar, Berm dan Saluran
  17. Izin Pematangan Tanah/Lahan
  18. Izin Pengambilan Air Bawah Tanah
  19. Izin Penggalian Daerah Milik Jalan (DAMIJA)
  20. Izin Pengambilan Air Permukaan
  21. Izin Pembuangan Air Buangan ke Sumber Air
  22. Izin Perubahan Alur, Bentuk, Dimensi dan Kemiringan Dasar Saluran/Sungai
  23. Izin Perubahan atau Pembuatan Bangunan dan Jaringan Pengairan serta Perkuatan Tanggul yang Dibangun oleh Masyarakat
  24. Izin Pembuatan Lintasan yang Berada di Bawah/Diatasnya
  25. Izin Pemanfaatan Bangunan Pengairan dan Lahan pada Daerah Sempadan dan Saluran/Sungai
  26. Izin Pemanfaatan Lahan Mata Air dan Lahan Pengairan Lainnya
  27. Izin Trayek
  28. Izin Jasa Titipan
  29. Izin Usaha Angkutan
  30. Izin Pengelolaan Tempat Parkir

Dalam rangka menyederhanakan prosedur dan memberikan kemudahan pada masyarakat, maka PPTSP akan menyediakan layanan perizinan paralel dimana satu permohonan izin dapat dilakukan untuk mengurus segala bentuk perizinan yang memiliki keterkaitan satu sama lain. Prinsip dasar pelayanan pararel ini adalah:

  • Satu permohonan untuk segala macam perizinan yang bersifat teknis.
  • Satu kali pemeriksaan dan peninjauan lapangan, dilakukan untuk tujuan memproses berbagai macam usaha yang terkait dan diperlukan.
  • Kelengkapan persyaratan digunakan untuk semua izin yang diajukan.
  • Tersedia sistem kearsipan yang memadai.

I.5        Analisis Value Chain/ Rantai Nilai PPTSP

 

Dengan melihat hasil rancangan pembentukan PTSP, Perundang-undangan lain yang mendukung, maka tiap-tiap area fungsi utama yang ada di PTSP diidentifikasikan entitas-entitas bisnis. Penentuan area fungsi utama mengunakan konsep value-added dari Michel Porter.

Identifikasi Entitas bisnis dalam tiap area fungsi Area fungsi diidentifikasi berdasarkan Permendagri No 24/2006 dan Peraturan Walikota Bandung No. 550/2009  dimana PPTSP  harus memiliki fungsi yaitu :

  1. Fungsi Pelayanan Terdiri dari pendaftaran, pemrosesan, pengesahan dan penerbitan
  2. Fungsi Pengaduan pengaduan langsung maupun pengaduan tidak langsung.
  3. Fungsi Pelayanan Informasi menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat mengenail pelayanan publik, termasuk fasilitas pelacakan terhadap permohonan
  4. Fungsi Keuangan.
  5. Monitoring dan evaluasi terhadap kinerja PPTSP
Value Chain / Analisis Rantai Nilai

Loket yang ada di front office adalah :

1.       Loket Informasi

Tempat masyarakat meminta layanan informasi kepada masyarakat mengenai segala sesuatu mengenai perijinan. Selain itu masyarakat juga dapat mengetahui status permohonannya sudah selesai atau belum dengan menanyakannya pada loket Informasi.

  1.  Loket Pendaftaran

Tempat untuk masyarakat mendapatkan formulir permohonan sesuai dengan izin yang akan diurus. Selain itu berkas permohonan dan persyaratan yang diajukan diberikan dan diperiksa di loket ini.

  1. Loket Kasir/ BANK

Pemohon membayar biaya retribusi pada Bank yang disediakan. Saat ini

PPTSP Kota Bandung bekerja sama dengan Bank Jabar.

  1.  4.      Loket Pengambilan

Tempat masyarakat mengambil naskah izin yang telah selesai

  1. Loket Pengaduan

Masyarakat dapat menyampaikan pengaduan secara langsung pada loket ini, dimana setiap pengaduan akan diproses secara cepat dan pemohon akan mendapatkan tanggapan dan jawaban

Sedangkan back office terdiri dari :

  1. Bagian pemrosesan dan pelaporan; tempat untuk melakukan pemrosesan permohonan sampai penerbitan surat izin
  2. Tim teknis; yang bertugas untuk melakukan peninjauan ke lapangan dan memberikan rekomendasi terhadap permohon izin
  3. Kepala Bidang; menandatangani permohonan izin yang direkomendasikan
  4. Kepala Badan ; mengesahkan permohonan izin

Untuk dapat memahami proses saat ini (as-is) secara keseluruhan dan unit bisnis yang terkait maka dilakukan pemodelan. Proses bisnis yang ada selanjutnya dimodelkan menggunakan BPMN (Business Process Modeling Notation) yang intinya memodelkan proses melalui satu diagram yang mengaitkan antara aliran proses dengan aliran pesan serta dapat menampilkan keterlibatan organisasi lain yang terkait.

Standar Operational Procedure

Leave a comment